Disini akan dijelaskan systematic model untuk membangun sebuah project, dengan membandingkan dua buah pendekatan untuk memecah sebuah project menjadi bagian-bagian yang dapat dikontrol :
- The work breakdown structure
- The project breakdown structure
Kenapa kita membutuhkan sebuah perencanaan (plan)?beberapa alasannya adalah sebagai berikut :
- Membangun information system merupakan pekerjaan yang kompleks, biasanya melibatkan gabungan dari beberapa elemen ( hardware, software, capture, user training dan sebagainya).
- Orang-orang yang terlibat dalam sebuah project harus mengetahui aturan yang ada, apa yang mereka harapkan untuk menghasilkan dan kapan itu diinginkan. Project plan mengkomunikasikan informasi ini ke semua yang terlibat.
- Customer menginginkan developer mengetahui siapa mereka sebenarnya. Perencanaan adalah demonstrasi yang nyata yang mengingatkan pekerjaan yang terlewatkan dan developer benar-benar memiliki ide kemana mereka akan pergi.
Understanding the requirement
Starting poinnya adalah apa sebenarnya yang dibutuhkan sebuah project untuk mencapainya ? yang seharusnya adalah project akan diawali dengan requirement specification. Yang mencover dan detail dari level, akan bergantung pada dimana kita pada project lifecycle.
Contoh :
- Jika kita memulai IS strategi study, maka requirement mungkin akan sangat tersebar – contoh : study mungkin akan memasukkan semua aktifitas yang berkontribusi pada business’s market strategy.
- Feasibility study memiliki focus yang menyempit – contoh : menguji kepraktisan dari automating stockchecking pada gudang.
- Keseluruhan project IS meliputi analysis, design, specification, development and implementasi dari information system membutuhkan lebih banyak definisi yang tepat dari requirement untuk memulainya.
Seringkali pada pengumpulan sebuah requirement, justru yang didapatkan adalah sebuah spesifikasi yang sangat tidak mencukupi. Oleh karena itu seorang project manager mampu melakukan analisa resiko yang teliti dari sebuah project dan mengidentifikasi lubang pada specification. Lubang ini harus didiskusikan dengan customer dan setiap asumsi harus terdokumentasi dan diterima oleh kedua pihak.
Analysis merupakan aktifitas yang pertama dari sebuah pekerjaan, dan mungkin tahap yang paling penting pada proses perencanaan. Pada akhirnya, project manager harus memiliki idea apa yang dibutuhkan dari sebuah project untuk mencapainya.
Breaking down the work
1. Work breakdown structure
Work breakdown adalah merupakan pendekatan yang tradisional dan telah digunakan banyak industry untuk waktu yang lama. Ide dasarnya adalah mengamambil secara keseluruhan pekerjaan ( project ) dan membaginya menjadi lebih kecil dan lebih kecil sampai menjadi individual task, atau work package, sehingga kita dapat mengestimasi dengan pantas dan memilih anggota tim.
Gambar 1.1 : work breakdown structure : top level
Gambar 1.2 : work breakdown structure : second level
Gambar 1.3 : work breakdown structure : third level
Gambar 1.4 : work breakdown structure : bottom level
Dari gambar di atas, maka work break down akan berjalan hingga :
- Cukup atomic, hingga tidak dapat dibagi lagi atau pemilihan lebih dari 1 orang
- Cukup kecil untuk mengestimasi dengan akurasi tertentu
Beberapa departemen IT dan system perusahaan memiliki standart work breakdown structures(WBSs) berdasarkan mengalaman mereka terhadap proyek yang pernah dikerjakan. Kekurangan dalam menggunakan WBS ( atau standart yang lain ) adalah setiap project memiliki beberapa fitur yang berbeda dan menjadi sebuah perhatian untuk tidak mencocokkan atau menyesuaikan sebuah project dengan pendekatan standarisasi. Jika tetap menggunakan standarisasi yang telah ada, maka standarisasi tersebut harus di ubah dan disesuaikan dengan setiap project.
2. Product breakdown structure
Keuntungan dari product breakdown adalah :
- Dapat memastikan bahwa project focus pada apa yang akan dicapai
- Ketika pendekatan pada area kerja yang baru, terkadang sulit untuk mempertimbangkan
No comments:
Post a Comment